Fontes de datos

Fontes de datos

  1. Rexistrar fontes de datos
  2. Copiar datos en Writer e Calc
  3. Combinar correspondencia manualmente
  4. Usar o asistente de combinación de correspondencia
  5. Usar a axenda de enderezos con modelos
  6. Crear gráficas co piloto de datos

En OpenOffice.org unha fonte de datos é unha base de datos rexistrada para que sexa accesible desde Writer e Calc.

1. Rexistrar fontes de datos

  1. Descarga a base de datos Electrosur.odb e gárdaa na túa carpeta persoal.
  2. Abre a base de datos, selecciona o menú Ferramentas > Opcións > OpenOffice.org Base > Bases de datos e pulsa Novo para rexistrala.
Subir

2. Copiar datos en Writer e Calc

  1. Ver fontes de datos. Crea un documento novo de Writer e selecciona o menú Ver > Fontes de datos. Abre os nodos Electrosur > Táboas e selecciona Artigos.
  2. Copiar a Writer. Selecciona unha, varias ou todas as filas facendo clic sobre as cabeceiras das filas ou da táboa, e arrástraas cara a documento de Writer: abrirase o cadro Inserir columnas da base de datos, que che permitirá seleccionar as columnas e o formato de pegado.
  3. Arrastra o nome da táboa Artigos cara o documento baleiro e crea unha lista de prezos. Ponlle título ao documento, centra e separa a táboa do título, optimiza a largura das columnas e aplica o estilo apropiado á cabeceira da táboa. Podería quedar así: Electrosur-prezos.odt.
  4. Copiar a Calc. Crea unha folla de cálculo e pega a táboa Artigos de modo similar para crear outra lista de prezos. Suprime as columnas IdArtigo e Data, engade unha columna para o total, ponlle título á folla, resalta as cabeceiras e dálles o formato apropiado aos números. Podería quedar así: Electrosur-prezos.ods.
Subir

3. Combinar correspondencia manualmente

  1. Abre a carta Electrosur-carta.odt.
  2. Completar datos do usuario. A carta usa campos para inserir os datos do remitente. Abre o menú Ferramentas > Opcións > Datos do usuario e completa os datos ficticios do director comercial da empresa ficticia Electrosur S. L.
  3. Abre o menú Ver > Fontes de datos e selecciona a táboa Clientes da fonte de datos Electrosur.
  4. Inserir campos da fonte de datos. Arrastra sucesivamente ao marco de texto do destinatario as cabeceiras das columnas Nome, Apelidos, Enderezo, CP, Cidade e Provincia. Borra o apelido González do saúdo e pon no seu lugar o campo Apelidos da fonte de datos.
  5. Inserir texto condicional. Borra a letra final de Prezado, abre o menú Inserir > Campos > Outros > Funcións, selecciona Texto condicional, Condición [Electrosur.Clientes.Xénero] == "F", Entón a, Else o, e preme no botón Inserir pero non peches o cadro. Borra a última letra de convidalo e preme no botón Inserir para inserir tamén nesta posición o morfema de xénero correcto. Borra o tratamento Sr., selecciona Entón Sra., Else Sr. e pulsa Inserir e Pechar.
  6. Combinar correspondencia. Selecciona Ficheiro > Imprimir e responde Si á pregunta de se desexas imprimir unha carta modelo: abrirase o cadro Combinación de correspondencia, onde podes seleccionar os rexistros (todos, por omisión, se non seleccionas ningunha fila) e a saída do texto cara a unha impresora ou un documento de texto. Selecciona Impresora e pulsa Aceptar. No cadro Imprimir activa Imprimir en ficheiro, pulsa Aceptar e a continuación indica o nome do ficheiro PostScript (carta, por exemplo) e pulsa Gardar.
Subir

4. Usar o asistente de combinación de correspondencia

  1. Abre a carta Electrosur-carta.odt e elimina o marco de texto.
  2. Selecciona Ferramentas > Asistente de combinación de correspondencia. O asistente consta de 8 pasos:
    1. Selecciona Usar documento actual e pulsa Seguinte.
    2. Selecciona Carta e pulsa Seguinte.
    3. Como lista de enderezos selecciona a táboa Clientes da fonte de datos Electrosur. Selecciona un bloque de enderezos e preme no botón Coincidir campos para asignar os campos da táboa. Pulsa Seguinte.
    4. Activa as caixas de verificación Este documento debe conter un saúdo e Inserir saúdo personalizado. Para marcar o xénero feminino selecciona Nome do campo Xénero e Valor do campo F e pulsa Seguinte.
    5. Desactiva a caixa de verificación Aliñar ao corpo de texto. Selecciona Desde a esquerda 10,50 cm, Desde arriba 5,00 cm e pulsa Seguinte.
    6. Preme no botón Editar documento. Elimina o saúdo orixinal da carta e as liñas que o separaban dos novos saúdos. Elimina a última letra da palabra convidalo e insire un campo de texto condicional (Condición [Electrosur.Clientes.Xénero] == "F", Entón a, Else o) e preme no botón Volver ao asistente. Pulsa Seguinte.
    7. Pulsa Seguinte.
    8. Selecciona Gardar documentos combinados, Gardar como documento único e pulsa Gardar documentos. Garda tamén o documento inicial e pulsa Concluír.
Subir

5. Usar a axenda de enderezos con modelos

  1. Abre OpenOffice.org Writer.
  2. Configurar a axenda de enderezos. Selecciona Ficheiros > Modelos > Fonte da axenda de enderezos, Fonte de datos Electrosur. Táboa Enderezos.
  3. En Atribución de campo selecciona os campos correspondentes aos datos seguintes: Nome, Apelidos, Rúa, CP, Cidade, Estado (provincia), País, Telf. particular, Título e Tratamento. Pulsa Aceptar.
  4. Importar modelo. Garda o modelo Carta-clasica.ott na túa carpeta persoal: trátase do modelo Carta comercial clásica do paquete de modelos de Sun Microsystems adaptada ao galego. Selecciona Ficheiro > Modelos > Organizar, fai clic co botón dereito na categoría Os meus modelos, selecciona Importar modelo e abre o modelo descargado.
  5. Crear carta baseada no modelo. Selecciona Ficheiro > Novo > Modelos e documentos e abre o modelo Carta clásica. Observa as etiquetas xenéricas dos campos entre parénteses angulares. No cadro Uso deste modelo selecciona Varios destinatarios (base de datos de enderezos) e pulsa Aceptar: as etiquetas xenéricas substitúense polos nomes reais dos campos de datos. Completa e garda a carta.
  6. Combinar correspondencia. Procede como no apartado 3.6.
Subir

6. Crear gráficas co piloto de datos

  1. Crea unha nova folla de cálculo.
  2. Selecciona a cela A30 e abre o menú Datos > Piloto de datos > Iniciar. Selecciona Fonte de datos rexistrada en OpenOffice.org, pulsa Aceptar, selecciona Base de datos Electrosur, Tipo Consulta, Fonte de datos Vendas (gráfica) e pulsa Aceptar. No cadro de Entrada de parámetros indica Ano 2008.
  3. No cadro do Piloto de datos arrastra o botón Artigo á área de Campos de fila e o botón Importe á área de Campos de datos. Selecciona o botón Artigo dos campos de fila e pulsa o botón Opcións e volve pulsar Opcións no cadro de Campos de datos. Selecciona Orde Descendente por Importe e pulsa Aceptar dúas veces. Pulsa Máis, desactiva todas as caixa de verificación e pulsa Aceptar.
  4. Selecciona A30:B40 e preme no botón Gráfica da barra Estándar. Selecciona Gráfica de barras, ponlle de título Volume de vendas e de subtítulo Ano 2008 e pulsa Concluír. Sitúa a gráfica na esquina superior esquerda, preme no botón Escalar texto e leva a esquina inferior dereita ata a cela G28. Desactiva a lenda e dálles formato de moeda sen decimais aos números do eixo Y.
  5. Selecciona as celas A1:G29 e o menú Formato > Intervalos de impresión > Engadir. Previsualiza a folla, pulsa no botón Formatar páxina e desactiva a cabeceira e o pé de páxina. Pecha a previsualización.
  6. Nas celas do piloto de datos fai clic en Actualizar e na Entrada de parámetros indica Ano 2007. Corrixe o ano na gráfica actualizada. Debería quedar así: Electrosur-grafica.ods.
Subir