Curso de OpenOffice.org

Menú

Calc

Calc é a folla de cálculo de OpenOffice.org. Trátase dunha aplicación que permite realizar facilmente cálculos numéricos complexos.

N. B. Recoméndase estudar primeiro a páxina de Writer, xa que aquí non se dan instrucións detalladas de operacións comúns xa explicadas nesa páxina.

1. Conceptos básicos

Unha folla de cálculo consiste nunha táboa onde cada cela pode conter un valor, unha fórmula, ou quedar en branco. Un valor é un dato que se introduce nunha cela. Calc contempla só dous tipos principais de datos: texto e números.

• Texto é toda secuencia de caracteres que inclúe caracteres non numéricos; para introducir como texto unha secuencia exclusivamente numérica (p.e. un número de teléfono) hai que poñer diante un apóstrofo.
• Un número é un elemento calquera do conxunto dos números reais. Os números poden adoptar diferentes formatos de representación: numérico ordinario, científico, monetario, porcentual, etc. A súa precisión máxima é de 15 díxitos decimais.
• As datas e horas, aínda que se introducen e representan seguindo as convencións de formato da lingua empregada, son representadas internamente polo programa coma números (a parte enteira corresponde á data, e a parte fraccionaria á hora), o que permite a realización de cálculos.

Unha fórmula é unha expresión que comeza co signo = e pode conter operadores, funcións, valores literais numéricos ou textuais, ou referencias a outras celas. Para facer referencia a unha cela hai que identificala pola letra da columna e o número da fila, p.e. C2 fai referencia á cela que está na intersección da columna C e a fila 2. Para facer referencia a todas as celas dun área rectangular (un intervalo, ou rango na tradución castelá), indícanse a primeira e a última celas separadas por dous puntos, p.e. B2:C6. Vexamos uns exemplos:

Fórmula	Descrición
=B5	Traslada á cela onde se atope os datos ou o resultado da fórmula da cela B5
=A1+A2-A3	Suma os valores numéricos das celas A1 e A2 e resta o valor numérico da cela A3
=2*B3/B4	O asterisco é o operador de multiplicación e a barra inclinada o operador de división
=SUMA(D5:D10)	Suma os valores numéricos de todas as celas desde D5 a D10, ambas inclusive

SUMA é unha función. Para coñecer todas as funcións dispoñibles consulta o tema de axuda Lista de categorías e funcións na páxina inicial de axuda. Tamén podes usar o asistente de funcións (menú Inserir > Función). Os nomes das funcións escríbense e móstranse na lingua da interface usada en cada momento: se, por exemplo, fas unha folla en galego e logo outra persoa a abre en castelá, os nomes das funcións que ti escribiches en galego aparecerán en castelá.

2. A interface gráfica

1. Abre OpenOffice.org Calc.
2. Barras e botóns. Observa os elementos da interface gráfica, de esquerda a dereita e de arriba abaixo: barra de menús, botón de peche do documento, barra estándar, barra de formatado, barra de fórmulas, cabeceiras das columnas, cabeceiras das filas, celas, barra de desprazamento vertical, selector de follas, barra de desprazamento horizontal e barra de estado.
3. Desprazamento da selección. Introduce números, datas ou texto nas celas B13, C16, D13 e E10. Observa o efecto das teclas FrechaArriba, FrechaAbaixo, FrechaEsquerda, FrechaDereita, Inicio e Fin, soas e en combinación coa tecla Ctrl.
4. Límites da folla. Pulsando as combinacións Ctrl+FrechaDereita e Ctrl+FrechaAbaixo, vai á cela IV65536: esta é a última cela dispoñible. Observa que o número máximo de filas é 65536 (2¹⁶), pero cal é o número máximo de columnas? Para averigualo introduce a fórmula =COLUMNA(). A continuación para obter o número máximo de celas, fai dobre clic na cela para editala e modifica a fórmula para que quede así: =COLUMNA()*FILA(). Observa que tamén podes editar a cela na barra de fórmulas.
5. Eliminar contido. Pulsa Ctrl+Inicio para ir ao principio e logo Ctrl+Fin para volver ao final. Pulsa Supr para eliminar o contido da cela e volve pulsar Ctrl+Fin para ir á cela na intersección da última columna e a última fila con datos.
   

   A tecla Supr abre un cadro de diálogo que permite seleccionar o que se quere borrar da cela ou celas seleccionadas: caracteres, números, formatos, etc. Retroceso borra directamente o contido mantendo o formato.

6. Seleccionar. Selecciona filas e columnas facendo clic nas súas cabeceiras. Selecciona intervalos de celas facendo clic nunha cela e movendo o punteiro do rato. Fai seleccións múltiples co modo de selección engadir ou mantendo pulsada a tecla Ctrl.
7. Axustar largura e altura. Axusta a largura dunha columna desprazando o bordo dereito da súa cabeceira, facendo dobre clic nel ou facendo clic co botón dereito na cabeceira e seleccionando Largura de columna ou Largura ideal de columna. De xeito similar, axusta a altura dunha fila desprazando o bordo inferior da súa cabeceira, facendo dobre clic nel ou facendo clic con botón dereito na cabeceira e seleccionando Altura de fila ou Altura ideal de fila.
8. Gardar. Garda o documento usando o formato de documento predefinido, folla de cálculo de OpenDocument. Observa que a extensión correspondente é .ods (OpenDocument Spreadsheet).

3. Datos, formatos, fórmulas e funcións

1. Abre este documento: Intro.ods
2. Tipos de datos e formatos. Observa os valores de texto, o seu aliñamento e o seu valor numérico. Comproba que o valor de cada cela se mostra na liña de entrada da barra de fórmulas.
3. Observa as diferentes representacións do mesmo valor numérico. Amplía a largura da columna B para que collan todas. Varía o primeiro número e observa os cambios nas celas inferiores, que conteñen fórmulas que copian o valor superior. Observa os valores ou fórmulas das celas mostrados da liña de entrada da barra de fórmulas.
   

   As porcentaxes e cantidades monetarias introdúcense directamente engadindo o símbolo de porcentaxe ou do euro. As datas e horas recoñécense automaticamente ao introducir a barra inclinada ou os dous puntos. No caso das datas, se non se indica o ano, engádese automaticamente o ano actual.

   

   Para aplicar unha porcentaxe a unha cantidade multiplícanse os seus valores: isto é o que se fai na cela E20.

4. Proba a introducir porcentaxes, datas e horas á dereita das etiquetas % IVE, Data e Hora. Observa que unha vez que introduces unha porcentaxe nunha cela, queda aplicado este formato, polo que para cambiar a porcentaxe xa non é necesario volver engadir o símbolo de porcentaxe.
5. A precisión numérica é de 15 díxitos decimais. Observa o seguinte:
   • Os tres primeiros números enteiros de 15 cifras compórtanse correctamente: a serie é correcta e a comparación de cada número co anterior, tamén.
   • Os últimos números enteiros de 15 cifras presentan problemas: o terceiro número da serie non é correcto, e tampouco o son as comparacións.
   • En notación científica, a mantisa ten unha precisión máxima de 15 díxitos e os intervalos representables varían aproximadamente entre -1,79769×10³⁰⁸ e -1×10^-323, para os números negativos, e 10^-323 e 1,79769×10³⁰⁸ para os positivos. Isto correspóndese cos intervalos de definición dos números de coma flotante de precisión dobre de 64 bits do estándar IEEE 754.
6. Editar fórmulas. Modifica os datos da fórmula da cela B64: fai dobre clic, despraza e redimensiona o intervalo resaltado ata axustalo as celas que están enriba da suma, e pulsa Entrar ou o botón Aceptar da barra de fórmulas.
7. Desfai o cambio e volve facer a mesma modificación pero esta vez emprega o Asistente de funcións. Pulsa no botón correspondente da barra de fórmulas para abrilo. Observa que non se pode modificar o intervalo de celas: hai que sobrescribir un intervalo novo.
8. Estrutura das fórmulas. Fai dobre clic na cela D56: observa a fórmula e as referencias resaltadas en cor. Pulsa Esc e abre o Asistente de funcións para examinar a estrutura da fórmula.
9. Enchemento automático. Abre a Folla2. Fai clic na cela D10 e arrastra o controlador de enchemento (o botonciño da esquina inferior dereita da cela) cara abaixo ata a cela D19. Repite o procedemento cara arriba ata a cela D1, cara a dereita ata a cela G10, e cara a esquerda ata a cela A10. Observa que Calc crea automaticamente series aritméticas de razón 1.
10. Borra todas as celas excepto a cela D10 (selecciona A1:G19, fai clic na cela D10 mentres pulsas Ctrl, e pulsa Retroceso). Repite as operacións anteriores mantendo pulsada a tecla Ctrl mentres arrastras o controlador de enchemento. Observa que desta maneira Calc limítase a encher as celas veciñas co contido da cela de orixe.
11. Abre a Folla3. Selecciona B4:B5 e arrastra o controlador de enchemento cara abaixo ata B15: observa que Calc detecta a razón da serie aritmética e a completa. Selecciona E2:G2 e arrastra o controlador de enchemento cara abaixo ata a fila 15 e observa como se completan as series cronolóxicas. Para crear máis series está a opción Editar > Encher > Series.
12. Referencias relativas. Fai clic na cela C5 e arrastra o controlador de enchemento cara abaixo ata a cela C15. Observa que a fórmula da cela de orixe se copia nas celas inferiores interpretando as referencias en relación á cela de orixe: B4 interprétase como a cela que está arriba á esquerda e B5 como a cela que está directamente á esquerda, e é este significado relativo o que se copia nas celas inferiores.
13. Referencias absolutas. Agora fai o mesmo coa cela D5 e observa a diferencia. Neste caso a fila da referencia B$4 non cambia porque o modificador $ a convirte nunha referencia absoluta.

4. Facer un orzamento

1. Abre este documento: Orzamento-1A.ods.
2. Estilos de cela. Abre a ventá de Estilos e formatado e modifica o estilo de cela Predefinido: tipo de letra Bitstream Vera Serif de 9 pt, espazo entre o bordo e o contido de [1,35 1,35 0,85 0,85] mm.
   

   O formato aplicado mediante a modificación do estilo de cela non se perde ao borrar o formato das celas. De feito, ao borrar o formato propio dunha cela, esta recibe o formato do estilo.

3. Axusta a largura das columnas A-F: [1,40 2,00 4,80 1,60 2,30 2,80] cm.
4. Combinar celas. Para preparar a cabeceira na fila 1: axusta a altura da fila a 2 cm aproximadamente; selecciona as celas D1:F1 e preme no botón Combinar celas da barra de Formatado; edita a cela e insire un salto de liña (pulsa Ctrl+Entrar) despois do número de fax.
   

   Para editar o contido dunha cela fai dobre clic sobre ela ou pulsa F2: para rematar a edición, pulsa Entrar para aceptar os cambios ou Esc para rexeitalos. En moitas ocasións resulta máis conveniente editar o contido da cela na liña de entrada da barra de fórmulas. Cando se está editando o contido dunha cela, na barra de fórmulas aparecen un par de botóns para aceptar ou rexeitar os cambios.

5. Formato de cela. Modifica o formato das celas combinadas: tamaño da letra de 8 pt, de cor Azul 5, aliñada no centro abaixo. Copia o logotipo do documento Carta-2.odt e pégao na cela A1. Selecciona as celas A1:F1 e ponlles un bordo inferior Azul 5 de 0,50 pt.
6. Previsualizar. Previsualiza a páxina e, sen pechar a previsualización, preme no botón Formatar páxina, elimina a cabeceira e o pé, e axusta as marxes a [3,00 3,00 1,00 2,00] cm. Pecha a previsualización, axusta a altura da fila 1 e comproba os cambios volvendo previsualizar a páxina.
7. Mover celas. Selecciona A3:A6 e móveas unha cela á dereita; aliña as celas á dereita e aplica tipografía negra. Aliña a data á esquerda e aplica formato de data longa. Selecciona A8:F8, combina e centra as celas, e aplica tipografía negra de 10 pt.
8. Inserir fórmulas. Na cela F11 pon =A11*E11 e copia a fórmula cara abaixo ata a fila 18 arrastrando o vértice inferior dereito da cela. A continuación introduce a fórmula =SUMA(F11:F18) na cela do total. Isto pódese facer graficamente pulsando o botón Suma da barra de fórmulas e axustando o intervalo desprazando o seu vértice inferior dereito.
   

   As referencias a outras celas interprétanse con relación á cela onde está a fórmula, polo que ao copiar unha fórmula nunha cela diferente actualízanse as referencias. Este é, polo xeral, o comportamento desexado; sen embargo, tamén se poden definir referencias absolutas, que permanecen invariables ao copialas, antepoñendo o carácter $ á letra da columna, ao número da fila, ou a ambos.

   

   Para ocultar os ceros substitúe a fórmula =A11*E11 por esta outra =SE(A11>0;A11*E11;"").

9. Bordos. Prepara o detalle do orzamento. Para cada unha das filas 10-18 combina as celas das columnas B-D. Selecciona as celas A10:F10, céntraas, ponas en negra e amplía lixeiramente a altura da fila. Selecciona A10:F18, aplica bordos exteriores e interiores azul 5 de 0,05 pt, e a continuación aplica bordos exteriores de 0,50 pt sen modificar os interiores.
10. Formato de celas. Selecciona as celas B11:B18, axusta a altura de fila a 1,50 cm, abre o menú Formato > Celas > Aliñamento e activa o Axuste automático do texto para visualizar varias liñas de texto en cada cela. Por último selecciona as columnas E-F e preme no botón Moeda da barra de Formatado.
11. Prepara o total: pon a etiqueta en negra aliñada á dereita, a cela do importe total en negra con bordo azul 5 de 0,50 pt, e aumenta un pouco a altura da liña.
12. Prepara as observacións: pon a etiqueta en negra; combina as celas A23:F23, aumenta a altura da fila, activa o axuste de texto automático, e aplica un bordo azul 5 de 0,05 pt.
13. Previsualización. Por último, previsualiza a páxina completa e axusta a altura das filas baleiras para lograr unha boa composición da páxina. Observa as liñas que marcan as celas que collen en cada páxina. O documento debe quedar máis ou menos así: Orzamento-1B.ods.

5. Crear un modelo de orzamento

1. Abre Orzamento-1B.ods e gárdao como modelo (menú Ficheiro > Modelos > Gardar) co nome de Orzamento dentro da categoría de Os meus modelos.
2. Pecha o documento e abre o modelo gardado para editalo e suprimir todo o contido que non sexa reutilizable (menú Ficheiro > Modelos > Editar). Ao eliminar o contido, ten coidado de non eliminar o formato nin as fórmulas. Pulsa Retroceso para borrar datos e fórmulas sen borrar o formato.
3. Gárdao, péchao e crea un orzamento novo baseado nel (menú Ficheiro > Novo > Modelos e documentos ou botón Novo da barra Estándar.

6. Comparar préstamos

1. Abre este documento: Prestamos-1A.ods.
2. Estilo de cela. Modifica o estilo de cela Predefinido: tipo Bitstream Vera Sans de 10 pt, espazo ata o contido [1,35 1,35 0,85 0,85] cm.
3. Formato de celas. Aplica tipografía negra de 12 pt á cela A1. Aplica tipografía negra ás etiquetas (celas A3 e B5:F5). Aliña á dereita a cela A3. Aplica Axuste automático do texto ás celas B5:F5. Amplía a largura da columna D para que a etiqueta colla en dúas liñas e axusta automaticamente a altura da fila 5 (fai clic co botón dereito na cabeceira de fila e selecciona Altura ideal de fila).
4. Aplica bordos primeiro á cela B3 e logo ás celas A5:F9: preme no botón Bordos da barra de Formatado e selecciona a última icona. Aplica os formatos numéricos de moeda e porcentaxe.
5. Asistente de funcións. Introduce a fórmula para calcular o pagamento na cela E6. Usa o asistente de funcións, localiza a función PGTO e, como os pagamentos son mensuais, deberás dividir por 12 a taxa anual para obter a taxa do período e multiplicar por 12 os anos para obter o número de períodos; o valor actual é o capital. Neste momento a fórmula debe quedar así: =PGTO(B6/12;C6*12;B3).
6. Referencias absolutas. Enche as tres celas de abaixo coa fórmula, e comproba que se producen erros porque a referencia á cela do capital (B3) debería ser absoluta. Desfai o enchemento e corrixe a fórmula da cela E6 substituíndo B3 por $B$3 e volve encher as celas de abaixo coa fórmula. Na cela F6 introduce a fórmula para calcular o pago total (=E6*12*C6-$B$3*D6) e enche as celas de abaixo.
7. Cor de fondo. Unha vez que temos as fórmulas correctas, podemos aplicar as cores para distinguir os datos (Amarelo 3) dos resultados (Verde 4) usando o botón Cor de fondo da barra de Formatado.
8. Inserir filas. Para inserir dúas filas para dous préstamos máis, selecciona as filas 10-11 polas súas cabeceiras, fai clic na cabeceira da fila co botón dereito e selecciona Inserir filas.
   

   Insírense tantas filas novas como filas teña a selección. As novas filas teñen o formato da fila que está enriba da selección.

9. Copiar e pegar celas. Copia as celas dos préstamos 3 e 4 nas novas filas: selecciona as celas A8:F9, pulsa Copiar, pon o cursor na cela A10 e pulsa Pegar. Cambia os nomes dos préstamos (Préstamo 5 e Préstamo 6) e o tipo de xuro a 7,50%.
10. Ordenar datos. Selecciona as celas A6:F11 e ordena as filas (abre o menú Datos > Ordenar) pola columna F en orde descendente para poñer en primeiro lugar o préstamo máis barato. O documento debe quedar máis ou menos así: Prestamos-1B.ods.

7. Crear gráficas

1. Abre este documento: Galicia-1A.ods.
2. Formato de páxina. Modifica o estilo de páxina Predefinido: orientación horizontal; marxes [2,00 2,00 1,00 1,00] cm; cabeceira con texto Estatísticas de Galicia na área central. Previsualiza a páxina, pecha a previsualización e observa que os límites de páxina aparecen marcados entre as filas e columnas.
3. Preparar os datos. Antes de crear unha gráfica, convén darlle aos datos o formato numérico adecuado. Neste caso, para a gráfica de poboación por provincias, convén mostrar o separador de millares: selecciona as celas I2:I5, abre Formato > Celas > Números e activa a caixa de verificación Separador de millares.
4. Arrastra os datos (celas H1:I5) cara abaixo á dereita (ata a cela I30) e dálles formato. Mostra todos os bordos con separación de 0,85 mm. Centra as celas da cabeceira e ponas en negra con fondo gris 20%. Selecciona os datos e axusta automaticamente a largura das columnas.
5. O asistente de gráficas. Gráfica de sectores. Selecciona os datos de poboación cos títulos das columnas e pulsa no elemento de menú Inserir > Gráfica: abrirase o cadro Asistente de gráficas e visualizarase unha primeira versión da gráfica. O asistente crea a gráfica en catro pasos:
   1. Tipo de gráfica. Aquí podes escoller o tipo de gráfica (de columnas, barras, sectores, etc.) que mellor represente os datos visualmente. Neste caso selecciona unha gráfica de Sectores.
   2. Intervalo de datos.

      O intervalo da datos é o intervalo de celas que conteñen os datos que se queren representar graficamente. Debe corresponder á selección activa no momento de abrir o asistente.

      As series de datos son as variables estatísticas (Provincia e Poboación, neste caso) que se queren representar graficamente: se, como aquí, os valores de cada variable están nunha mesma columna, hai que seleccionar Series de datos en columnas; se os valores de cada variable están nunha mesma fila, hai que seleccionar Series de datos en filas.

      Seleccionamos Primeira fila como etiqueta para que o programa interprete os seus valores como os nomes das variables. Seleccionamos Primeira columna como etiqueta para que o programa interprete os datos como valores da variable independente.

   3. Series de datos. Neste paso pódense definir e modificar as variables estatísticas que queremos representar, así como os intervalos de celas onde atopar os seus nomes e valores. Se fixemos a selección correctamente antes de abrir o asistente, e seleccionamos as opcións adecuadas no paso anterior, agora non será necesario facer nada.
   4. Elementos da gráfica. Neste paso podemos efectuar diferentes opcións relativas aos títulos, lenda, eixos e cuadrícula. Ponlle de título Poboación: Distribución provincial, subtítulo Ano 2006 e deixa a lenda á Dereita. Pulsa Concluír para pechar o asistente e crear a gráfica.
   Unha vez rematado o asistente a gráfica queda aberta para a súa edición.
   

   Elementos da gráfica. Ao desprazar o punteiro do rato pola gráfica, vanse indicando os obxectos que compoñen a gráfica: normalmente selecciónanse facendo clic sobre eles, e as súas propiedades poden modificarse no menú Formato > Propiedades do obxecto. Neste caso son os seguintes:

   • Área da gráfica. É o rectángulo que contén todos os restantes obxectos.
   • Título principal, Subtítulo e Lenda.
   • Gráfica. É o rectángulo que contén as series de datos (os catro sectores, neste caso) e os eixos, se os hai.
   • Series de datos. Son os conxuntos de valores de cada variable dependente (os catro sectores, neste caso). Para seleccionar unha serie de datos hai que facer clic nun punto calquera da serie.
   • Puntos de datos. Son cada un dos valores de cada serie de datos. Selecciónanse facendo clic sobre eles.
6. Axustar a posición e o tamaño. Arrastra a gráfica polo seu bordo superior e lévaa cara a esquina superior esquerda da folla, deixándoa un pouco separada das cabeceiras de fila e columnas. Activa o botón Escalar texto da barra de Formatado da gráfica e arrastra un pouco a esquina inferior dereita da gráfica cara o centro. Ao rematar o arrastre, verás que aumentou de tamaño o texto da gráfica. Repite a operación ata que o texto da gráfica teña o tamaño adecuado. Entón, desactiva o botón Escalar texto e dálle á gráfica o seu tamaño final.
7. Mostrar valores. Abre o menú Inserir > Etiquetas para datos, activa a caixa de verificación Mostrar variable, selecciona como porcentaxe e pulsa Aceptar.
8. Axustar o tamaño do texto. Selecciona o Título principal, abre o menú Formato > Propiedades do obxecto, abre o separador Caracteres, selecciona Tamaño 18 e pulsa Aceptar. De modo similar, aplica os tamaños seguintes: Subtítulo, 16; Serie de datos, 12; Lenda, 12.
9. Rematar a edición. Para rematar a edición da gráfica, fai clic fóra do gráfico ou pulsa Esc. Para volver editala, fai dobre clic nela, ou co botón dereito do rato selecciona Editar.
10. Gráfica de columnas. Vai á Folla2 e procede de xeito similar para crear unha gráfica da distribución da poboación por sexo e idade. Arrastra os datos ata a cela I15. Usa unha gráfica de columnas. Ponlle de título Poboación: Distribución por sexo e idade e subtítulo Ano 2006.
11. Axusta a posición e o tamaño: usa todo o espacio dispoñible en horizontal. Axusta o tamaño do tipo de letra: Título principal, 18; Subtítulo, 16; Lenda, 12; Eixo Y, 12; Eixo X, 10. Cambia a cor da serie de datos dos homes: fai clic nun punto de datos da serie para seleccionala, abre Formato > Propiedades do obxecto, abre o separador Área, selecciona Cor Azul mariño e pulsa Aceptar. De xeito similar, pon a serie das mulleres de cor Salmón. Activa a grade secundaria do eixo Y (menú Inserir > Grades).
12. Gráfica de liñas. Vai á Folla3 e, do mesmo xeito, crea unha gráfica da evolución da matriculación de vehículos desde xaneiro de 2004 a marzo de 2007. Arrastra os datos ata a cela I3. Deixa os bordos superior e inferior a 0,35 cm do texto, pero aumenta os outros ata 0,85 cm. Usa unha gráfica de liñas. Ponlle de título Matriculación de vehículos e de subtítulo De 2004 a marzo de 2007.
13. Axusta a posición e o tamaño: usa todo o espacio dispoñible en horizontal. Axusta o tamaño do tipo de letra: Título principal, 18; Subtítulo, 16; Lenda, 12; Eixo Y, 12; Eixo X, 10. Axusta o grosor das liñas das series de datos a 0,05 cm para mellorar a visibilidade. Axusta a cor de fondo da gráfica a Gris 10% e visualiza as grades principal e secundaria do eixo Y e a grade principal do eixo X.
14. Preparar a portada. Engade unha folla nova, Folla0, para a portada diante da Folla1. Crea un estilo de páxina novo chamado Portada con orientación horizontal sen cabeceira nin pé de páxina e aplícallo á Folla0.
15. Crea un obxecto de fontwork para o título Estatísticas de Galicia: usa a primeira forma de fontwork con tipo Bitstream Vera Serif, inclinada á dereita e enchemento de Cor Azul 6. O resultado debería ser similar a este: Galicia-1B.ods.
16. Exportar como PDF. Por último exporta o documento en formato PDF para distribuílo ou realizar unha presentación (con KPDF, por exemplo).

8. Ordenar, filtrar e resumir datos

1. Abre este documento: Impostos-1A.ods.
2. Formato de cela. Dálles formato aos datos: pon o título en negra de 12 pt; os títulos das columnas en negra e os importes con Separador de millares.
3. Largura das columnas. Selecciona A4:I40, fai clic co botón dereito na cabeceira dunha columna e selecciona Largura ideal de columna.
4. Inmobilizar filas e columnas. Vai á cela A5 e preme no menú Ventá > Conxelar para ter sempre á vista os títulos das columnas.
5. Ordenar datos. Ordena os datos para averiguar o período de maior recadación do IRPF: preme no menú Datos > Ordenar e selecciona Ordenar por IRPF Descendente.
6. Listas de ordenación. Volve ordenar os datos por ano e período: abre Datos > Ordenar e no separador Opcións selecciona Personalizar orde de clasificación e escolle a lista xaneiro,... Se o mes de xuño queda ao final de cada ano, é que a lista de ordenación está mal definida: abre Ferramentas > Opcións > OpenOffice.org Calc > Listas de ordenación, selecciona a lista e corríxea. Logo volve aplicar a orde.
7. Filtro automático. Filtra os datos do mes de xullo: selecciona o menú Datos > Filtro > Filtro automático e no cadro despregable que aparece selecciona Xullo. Elimina o filtro: no cadro despregable selecciona todo e logo preme no menú Datos > Filtro > Ocultar filtro automático.
8. Filtro estándar. Filtra os períodos nos que o estado devolveu IRPF: selecciona Datos > Filtro estándar e no cadro de diálogo selecciona: Nome de campo IRPF, Condición <, Valor 0. Elimina o filtro: Datos > Filtro > Eliminar filtro.
9. Filtra agora os cinco períodos nos que o estado recadou máis IVE: selecciona Datos > Filtro estándar e no cadro de diálogo selecciona: Nome de campo IVE, Condición O maior, Valor 5. Elimina o filtro: Datos > Filtro > Eliminar filtro.
10. Volve executar o último filtro pero agora copia os resultados na Folla2: no cadro Filtro estándar preme no botón Máis, selecciona a caixa de verificación Copiar resultados en, fai clic no selector Folla2 enriba da barra de Estado, selecciona a cela A3 e pulsa o botón Aceptar.
11. Subtotais. Resume os datos por anos: selecciona Datos > Subtotais, agrupa os datos por Ano e calcula subtotais para os impostos coa función de suma. Se os períodos aparecen ordenados alfabeticamente, desfai a operación e volve facela pero no separador Opcións desactiva Preordenar área de acordo cos grupos ou activa a Orde de clasificación personalizada correspondente.
12. Usa os botóns de esquema da esquerda para ocultar e visualizar as filas. Axusta a largura das columnas se non collen os datos. Se queres facilitar a lectura e mostrar os separadores de millares, modifica o estilo de cela Resultado e activa a opción correspondente.
13. No documentos Impostos-1B.ods podes ver o uso de subtotais. Para eliminar os subtotais selecciona Datos > Subtotais e preme no botón Eliminar.

9. Piloto de datos e gráficas 3D

1. Abre este documento: Facturacion-1A.odt.
2. Formato de cela. Modifica o estilo de cela Predeterminado: espazo entre o bordo e o contido de [1,35 1,35 0,85 0,85] mm. Dálle formato ao título (letra negra de 12 pt) e aos títulos das columnas (letra negra). Dálle formato de moeda á columna C.
3. Largura das columnas. Os datos de facturación chegan ata a fila 1364: para seleccionalos todos facilmente, selecciona a cela A3, pulsa Ctrl+Maiúsculas+Fin. Pulsa o botón dereito sobre as cabeceiras de columnas, selecciona Largura ideal de columna e pulsa Aceptar. Pulsa Ctrl+Inicio para volver ao principio.
4. Formato de páxina. Modifica o estilo de páxina Predefinido (fai dobre clic sobre a palabra Predefinido na barra de estado): selecciona orientación Horizontal e desactiva a cabeceira e o pé de páxina.
5. Inserir columnas. Para resumir a facturación por anos e trimestres, necesitamos obter estes datos a partir das datas. Para inserir dúas columnas diante da Provincia, selecciona as columnas B-C e preme no menú Inserir > Columnas. Escribe os títulos dos novos datos nas celas B3 e C3: Ano e Trimestre.
6. Inserir fórmulas. Selecciona a cela B4 e abre o Asistente de funcións. Fai dobre clic na función ANO, fai clic na cela A4 e preme no botón Aceptar. Ao inserir as novas columnas, tomaron o formato de data da columna A: aplica o formato numérico Estándar para ver o ano correctamente. Para calcular o trimestre a partir da data, selecciona a cela C4, insire esta fórmula, =ENT((MES(A4)-1)/3)+1, e aplícalle o formato numérico Estándar á cela.
7. Encher cara abaixo. Selecciona as celas B4-C4, arrastra o botón da barra de desprazamento vertical ata visualizar a última fila, cambia o modo de selección a EXT facendo clic sobre EST na barra de estado, fai clic na cela C1364 para estender a selección, e abre o menú Editar > Encher > Abaixo para encher as celas coas fórmulas. Volve ao modo de selección EST facendo clic dúas veces sobre EXT. Pulsa Ctrl+Inicio para volver arriba.
8. Piloto de datos. Selecciona a cela B3, pulsa Maiúsculas+Ctrl+Fin para seleccionar ata a última cela, e abre o menú Datos > Piloto de datos > Iniciar. No cadro Seleccionar fonte, marca Selección actual e pulsa Aceptar. No cadro Piloto de datos, arrastra primeiro o botón Ano e logo o botón Provincia á área de Campos de fila; arrastra o botón Trimestre á área de Campos de columna, e o botón Importe á área de Campos de datos.
9. Preme no botón Máis, selecciona Resultados para indefinido, fai clic na caixa da dereita, pulsa no selector da Folla2, fai clic na cela B23 e pulsa Aceptar.
10. Vai á cela B23 da Folla2 para ver o resumo de facturación por anos, provincias e trimestres. Selecciona B23:H60 e axusta automaticamente a largura das columnas. O piloto de datos mostra a facturación da empresa ao longo de cinco anos resumida por anos, provincias e trimestres. Pode observarse que a inmensa maioría da facturación foi realizada na provincia de Pontevedra.
11. Resumir os datos. Para resumir os datos dun ano, fai dobre clic na cela correspondente. Para volver mostrar os datos das provincias, volve facer dobre clic na mesma cela. Fai dobre clic na cela dunha provincia e no cadro Mostrar detalles selecciona Trimestre e pulsa Aceptar: o trimestre pasa a mostrarse como campo de fila e se ocultan todos os detalles da facturación trimestral, excepto da provincia seleccionada. Fai dobre clic nas outras provincias para ver os detallas. Por último, fai clic co botón dereito en calquera cela do piloto de datos e selecciona Iniciar: no cadro Piloto de datos, arrastra o botón Trimestre dos Campos de fila aos Campos de columna e pulsa Aceptar.
12. Agrupar datos. Imos agrupar os datos de todas as provincias salvo Pontevedra. Selecciona C27:C59 e coa tecla Ctrl pulsada fai clic nas celas da provincia de Pontevedra para eliminalas da selección. Selecciona Datos > Esquema > Agrupar e observa o resultado. Vai á cela B27 e introduce Resto de España. Selecciona B25:I60 e axusta automaticamente a largura das columnas.
13. Ordenar datos. Imos ordenar as provincias por facturación. Fai clic co botón dereito en calquera cela do piloto e selecciona Iniciar. No cadro Piloto de datos, fai clic no botón Provincia dos Campos de fila e preme no botón Opcións. No cadro Campo de datos, preme tamén no botón Opcións. No cadro Opcións de campo de datos, selecciona Ordenar por Importe Descendente e pulsa Aceptar sucesivamente ata pechar todos os cadros. Observa as provincias do resto de España ordenadas por facturación.
14. Calcular porcentaxe. Para comparar mellor os datos de facturación da provincia de Pontevedra cos do resto de España, fai dobre clic na cela B32 e na cela H36 calcula a porcentaxe da facturación do resto de España sobre a facturación total: introduce a fórmula =I32/I33 e preme no botón Porcentaxe da barra de Formatado.
15. Eliminar campos do piloto de datos. O detalle da facturación por provincias non ten interese para a gráfica posto que a inmensa maioría da facturación realízase na provincia de Pontevedra. Por tanto, pulsa Retroceso na cela H36 para borrar a porcentaxe e elimina do piloto os campos Provincia e Provincia2: fai clic co botón dereito no piloto de datos, selecciona Iniciar e arrastra os campos Provincia e Provincia2 fóra da área de Campos de fila cara a área gris e pulsa Aceptar. Selecciona B25:B32 e axusta a largura das columnas.
16. Gráfica 3D. Selecciona B26:F31 (fai a selección desde a última cela cara á primeira) e preme no botón Gráfica da barra Estándar para abrir o Asistente de gráficas. En Tipo de gráfica, activa a caixa de verificación Aspecto 3D, selecciona o deseño Fondo e preme no botón Seguinte. En Intervalo de datos, selecciona Series de datos en columnas, Primeira fila como etiqueta, Primeira columna como etiqueta e preme no botón Seguinte. En Series de datos, pulsa Seguinte. En Elementos da gráfica, introduce Título Facturación trimestral, Subtítulo Anos 2003-2007 e preme no botón Concluír.
17. Formato numérico. Arrastra a gráfica ata a esquina superior esquerda da folla, preme no botón Escalar texto e arrastra a esquina inferior dereita ata cubrir case por completo a cela H24. Selecciona o Eixo Y, abre co botón dereito as Propiedades do obxecto, abre o separador Números, desactiva a caixa de verificación Formato de orixe, reduce o Número de decimais a 0 e pulsa Aceptar.
18. Retocar o aspecto da gráfica. Preme no botón Tipo de gráfica, selecciona Aspecto 3D Realista, Forma Cilindro e pulsa Aceptar. Pon o punteiro do rato entre dous anos ata que aparece un cadro de axuda que indique Gráfica e fai clic unha ou máis veces ata que aparezan oito puntos vermellos no perímetro da gráfica. Arrastra un pouquiño cara abaixo o botón do medio á dereita para inclinar a gráfica ata que se vexan os cinco cilindros de cada fila. Fai clic fóra da gráfica para rematar a edición.
19. Previsualizar a páxina. Previsualiza a páxina e, en caso necesario, axusta a largura da columna A para que a táboa apareza centrada na páxina.
20. Intervalos de impresión. Para evitar que por erro se impriman as 44 páxinas co detalle de facturación, imos definir un intervalo de impresión. Pulsa Ctrl+Inicio para ir ao inicio da folla e Maiúsculas+Ctrl+Fin para seleccionar ata o final. Abre Formato > Intervalos de impresión > Engadir: como o documento non tiña intervalos de impresión definidos, a selección actual será o único intervalo de impresión definido e, por tanto, a única parte que se imprima ao imprimir o documento completo. Tamén será a única parte que se exporte a formato PDF.
21. O documento rematado debería quedar como este: Facturación-1B.ods.

José Troncoso (troncoso arroba mundo-r punto com). 2 de abril de 2008.

Publicado baixo a licencia de documentación libre GNU (GFDL).

Valid XHTML 1.0 Strict. Valid CSS.